Do czego służy ankieta procesora?
Współczesne modele prowadzenia biznesu uwzględniają outsourcing niektórych obowiązków w celu osiągnięcia lepszych rezultatów przez firmę. Taka współpraca zazwyczaj wiąże się z udostępnieniem przez administratora danych, którymi zarządza, podmiotom zewnętrznym. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO-GDPR), którego jesteśmy zobowiązani przestrzegać od 2018 roku, reguluje również tę kwestię.
Przed nawiązaniem współpracy i podpisaniem umowy powierzenia konieczna jest weryfikacja kompetencji nowego kontrahenta w zakresie dbania o ochronę danych osobowych i realizacji pozostałych obowiązków wynikających z RODO. Sposób, w jaki administrator dokona oceny, nie jest określony w przepisach, ale ważne jest, by takie działanie było możliwe do udowodnienia. Co ważne, obowiązkiem administratora po zawarciu umowy jest również okresowa weryfikacja spełnienia przez procesora zobowiązania do przetwarzania danych zgodnie z przepisami RODO. Jak w prosty sposób wywiązać się z tych zadań?
Ankieta dla podmiotu przetwarzającego dostępna w Systemie ZORRO
Obowiązek przeprowadzenia audytu może być zrealizowany za pomocą ankiety. Pozwala ona zweryfikować, czy zostały spełnione podstawowe wymogi wynikające z rozporządzenia, jednocześnie zachowując fizyczny dowód realizacji zobowiązania. Taka ankieta dostępna jest na platformie ZORRO, która kompleksowo dba o zarządzanie obszarem ochrony danych osobowych w firmach. Zobacz, jak działa!
Instrukcja obsługi ankiety procesora w systemie ZORRO
Ankieta w systemie ZORRO daje możliwość:
- Importu listy procesorów z pliku zewnętrznego lub z ewidencji firm i powierzeń w ZORRO
- Wysłania ankiety do wielu procesorów równolegle za pomocą jednego kliknięcia
- Wysyłania przypomnień o konieczności wypełnienia ankiety
- Monitorowania statusu ankiety z pomocą precyzyjnych filtrów
- Grupowania i agregowania ankiet po firmach/procesorach
- Wygenerowania wyników ankiety w formie zewnętrznego pliku (np. w przypadku kontroli lub audytu)
Po zalogowaniu na platformie ZORRO należy wybrać przycisk „Przepływ danych”, a następnie „Ewidencja ankiet procesorów”.
W ten sposób znajdziemy się na panelu zarządzającym wysyłką ankiet. Listę procesorów możemy wgrać z pliku Excel lub zasilić bazę z „Ewidencji firm i powierzeń” na platformie ZORRO.
Widok przedstawia adresatów oraz status wysyłki ankiety. Po wypełnieniu formularza Inspektor Ochrony Danych otrzyma mailowe powiadomienie o dopełnieniu obowiązku.
Platforma pozwala również na kontrolę aktualności ankiet. Stosując właściwy filtr, możemy sprawdzić, czy zbliża się termin wygaśnięcia ankiety (jest ważna przez 12 miesięcy). Na liście znajdą się adresy, którym brakuje 14 dni (lub mniej) do upłynięcia okresu aktualności.
Szczegółowych informacji na temat działania ankiety udzielą nasi prelegenci podczas webinaru „Zdalna realizacja obowiązków IOD: Ankieta dla podmiotu przetwarzającego”, który odbędzie się 22.04.2022r. o 12:00.
Udział w wydarzeniu jest darmowy! Poniżej link do zapisów.
Zapraszamy!